1.
Pengertian dasar Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Sistem informasi
dalam suatu pemahaman yang sederhana dapat didefinisikan sebagai satu
sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi
bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya tergabung
dalam suatu entitas organisasi formal, seperti
Departemen atau Lembaga suatu Instansi Pemerintahan yang dapat dijabarkan menjadi
Direktorat, Bidang, Bagian sampai pada unit terkecil
dibawahnya. Informasi menjelaskan mengenai organisasi atau salah satu sistem utamanya
mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa
yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin akan terjadi dimasa yang akan datang
tentang organisasi tersebut.
Sistem informasi
memuat berbagai informasi penting mengenai orang, tempat,
dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitar organisasi. Informasi
sendiri mengandung suatu arti yaitu data yang telah diolah
ke dalam suatu bentuk yang lebih memiliki arti dan dapat digunakan untuk pengambilan
keputusan. Data sendiri merupakan fakta-fakta yang
mewakili suatu keadaan, kondisi, atau
peristiwa yang terjadi atau ada
di dalam atau di lingkungan fisik organisasi. Data tidak dapat langsung digunakan untuk pengambilan keputusan, melainkan harus diolah lebih dahulu
agar dapat dipahami, lalu dimanfaatkan dalam pengambilan keputusan. Informasi
harus dikelola dengan baik dan memadai agar memberikan manfaat yang maksimal.
Penerapan sistem informasi di dalam suatu organisasi dimaksudkan untuk
memberikan dukungan informasi yang dibutuhkan, khususnya oleh para pengguna
informasi dari berbagai tingkatan manajemen. Sistem informasi yang digunakan
oleh para pengguna dari berbagai tingkatan manajemen ini biasa disebut sebagai:
Sistem Informasi Manajemen. Sistem informasi mengandung tiga aktivitas dasar di
dalamnya, yaitu: aktivitas masukan (input), pemrosesan (processing),
dan keluaran (output). Tiga aktivitas dasar ini menghasilkan informasi
yang dibutuhkan organisasi untuk pengambilan keputusan, pengendalian operasi,
analisis permasalahan, dan menciptakan produk atau jasa baru. Masukan berperan
di dalam pengumpulan bahan mentah (raw data), baik yang diperoleh dari
dalam maupun dari lingkungan sekitar organisasi. Pemrosesan berperan untuk
mengkonversi bahan mentah menjadi bentuk yang lebih memiliki arti. Sedangkan,
keluaran dimaksudkan untuk mentransfer
informasi yang diproses kepada pihak-pihak atau aktivitas-aktivitas yang akan menggunakan.
Sistem informasi juga membutuhkan umpan
balik (feedback), yaitu untuk dasar evaluasi dan perbaikan di tahap input
berikutnya.
Dewasa ini, sistem
informasi yang digunakan lebih berfokus pada sistem informasi berbasis komputer
(computer-based information system). Harapan yang ingin diperoleh di
sini adalah bahwa dengan penggunaan teknologi informasi atau sistem informasi
berbasis komputer, informasi yang dihasilkan dapat lebih akurat, berkualitas,
dan tepat waktu, sehingga pengambilan keputusan dapat lebih efektif dan
efisien.
Meskipun sistem
informasi berbasis komputer menggunakan teknologi komputer untuk memproses data
menjadi informasi yang memiliki arti, ada perbedaan yang cukup tajam antara
komputer dan program komputer di satu sisi dengan sistem informasi di sisi
lainnya. Komputer dan perangkat lunak komputer yang tersedia merupakan fondasi
teknis, alat, dan material dari sistem informasi modern. Komputer dapat dipakai
sebagai alat untuk menyimpan dan memproses informasi. Program komputer atau
perangkat lunak komputer merupakan seperangkat instruksi operasi yang
mengarahkan dan mengendalikan pemrosesan informasi.
2. Konsep Sistem Informasi Oganisasional
Sistem informasi manajemen. SIM dapat menolong
organisasi untuk:
1. Meningkatkan Efisiensi Operasional
Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat
menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional
membuat organisasi dapat menjalankan strategi keunggulan biaya low-cost
leadership.
Dengan
menanamkan investasi pada teknologi sistem informasi, perusahaan juga dapat
menanamkan rintangan untuk memasuki industri tersebut (barriers to entry)
dengan jalan meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan teknologi yang
diperlukan untuk memasuki persaingan pasar. Selain itu, cara lain yang dapat
ditempuh adalah mengikat (lock in) konsumen dan pemasok dengan cara
membangun hubungan baru yang lebih bernilai dengan mereka.
2. Memperkenalkan Inovasi Dalam
Bisnis
Penggunaan ATM. automated teller
machine dalam perbankan merupakan contoh yang baik dari inovasi teknologi
sistem informasi. Dengan adanya ATM, bank-bank besar dapat memperoleh
keuntungan strategis melebihi pesaing mereka yang berlangsung beberapa tahun.
3. Membangun Sumber-Sumber Informasi
Strategis
Teknologi sistem informasi
memampukan perusahaan untuk membangun sumber informasi strategis sehingga
mendapat kesempatan dalam keuntungan strategis. Hal ini berarti memperoleh
perangkat keras dan perangkat lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi,
menyewa spesialis sistem informasi, dan melatih end users.
Fungsi dari
sistem informasi tidak lagi hanya memproses transaksi, penyedia informasi, atau
alat untuk pengambilan keputusan. Sekarang sistem informasi dapat berfungsi
untuk menolong end user manajerial membangun senjata yang menggunakan
teknologi sistem informasi untuk menghadapi tantangan dari persaingan yang
ketat. Penggunaan yang efektif dari sistem informasi strategis menyajikan end
users manajerial dengan tantangan manajerial yang besar
Sistem Informasi Manajemen mempunyai
3 tugas utama di dalam sebuah organisasi:
a.
Mendukung proses
bisnis dan operasional
b.
Mendukung
pengambilan keputusan
c.
Mendukung
strategi untuk keunggulan kompetitif.
Kerangka Kerja Kerja Sistem Informasi Manajemen,
meliputi :
a.
Foundation
Concepts (Membuat konsep sistem informasi)
b.
Development
Procesess (pengembangan sistem informasi)
c.
Business
Aplications
d.
Management
Challenges
e.
Information
Technologies
3.
Peranan Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam Pemecahan Masalah
Sesungguhnya,
konsep sistem informasi telah ada sebelum munculnya
komputer. Sebelum pertengahan abad ke-20, pada masa itu masih
digunakan kartu punch, pemakaian komputer terbatas pada
aplikasi akuntansi yang kemudian dikenal sebagai sistem informasi
akuntansi. Namun demikian para pengguna - khususnya dilingkungan perusahaan masih
mengesampingkan kebutuhan informasi bagi para manajer. Aplikasi akuntansi
yang berbasis komputer tersebut diberi nama pengolahan data elektronik
(PDE).
Dalam
tahun 1964, komputer generasi baru memperkenalkan prosesor baru yang
menggunakan silicon chip circuitry dengan kemampuan pemrosesan yang
lebih baik. Untuk mempromosikan generasi komputer tersebut, para produsen
memperkenalkan konsep sistem informasi manajemen dengan tujuan utama yaitu
aplikasi komputer adalah untuk menghasilkan informasi bagi manajemen. Ketika
itu mulai terlihat jelas bahwa komputer mampu mengisi kesenjangan akan alat
bantu yang mampu menyediakan informasi manajemen. Konsep SIM ini dengan sangat
cepat diterima oleh beberapa perusahaan dan institusi pemerintah dengan skala
besar seperti Departemen Keuangan khususnya untuk menangani pengelolaan anggaran,
pembiayaan dan penerimaan negara. Namun demikian, para pengguna yang mencoba
SIM pada tahap awal menyadari bahwa
penghalang terbesar justru datang dari para lapisan manajemen tingkat menengah atas.
Perkembangan konsep ini masih belum mulus dan banyak organisasi mengalami
kegagalan dalam aplikasinya karena adanya beberapa hambatan, misalnya:
§
Kekurangpahaman para
pemakai tentang komputer,
§
Kekurangpahaman para
spesialis bidang informasi tentang bisnis dan peran manajemen,
§
Relatif mahalnya harga
perangkat komputer, serta terlalu berambisinya para pengguna yang terlalu yakin
dapat membangun sistem informasi secara lengkap sehingga dapat mendukung semua
lapisan manajer.
Sementara konsep SIM terus berkembang, Morton, Gorry, dan Keen dari
Massachussets Institute of Technology (MIT) mengenalkan konsep baru yang diberi
nama Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support Systems-DSS). DSS
adalah sistem yang menghasilkan informasi yang ditujukan pada masalah tertentu
yang harus dipecahkan atau keputusan yang harus dibuat oleh manajer. Perkembangan yang lain adalah munculnya
aplikasi lain, yaitu Otomatisasi Kantor (Office Automation-OA), yang
memberikan fasilitas untuk meningkatkan komunikasi dan produktivitas para manajer
dan staf kantor melalui penggunaan peralatan elektronik. Belakangan timbul
konsep baru yang dikenal dengan nama Artificial Intelligence (AI),
sebuah konsep dengan ide bahwa komputer bisa diprogram untuk melakukan proses
lojik menyerupai otak manusia. Suatu jenis dari AI yang banyak mendapat
perhatian adalah Expert Systems (ES), yaitu suatu aplikasi yang
mempunyai fungsi sebagai spesialis dalam area tertentu. Semua konsep di atas,
baik PDE, SM, OA, DSS, EIS, maupun AI merupakan aplikasi pemrosesan informasi
dengan menggunakan komputer dan bertujuan menyediakan informasi untuk pemecahan
masalah dan pengambilan keputusan.
Sumber:
- Sutono
D. (2007). Sistem informasi manajemen
edisi keempat. Bogor: Pusdiklatwas BPKP.
